Un e-mail est une conversation que vous menez avec une autre personne, mais à écran interposée et à distance. Ce n’est pas parce que vous ne vous voyez pas directement qu’il faut oublier les formules de politesse, gage de savoir-vivre. Attention toutefois à certaines, certaines formules sont aujourd’hui passées de mode et ne devraient plus être utilisées dans nos courriers électroniques. Quelles sont-elles ?
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« Merci de … »
Avouons-le, personne n’aime cette formule tout simplement parce que c’est une technique, habillée maladroitement, pour donner un ordre et signifier sa suprématie vis-à-vis du destinataire.
Quand vous dites « Merci d’établir le devis pour X tâches », vous ordonnez tout simplement à la personne d’établir le fameux devis. Ce n’est pas parce qu’on a ajouté le « Merci » que cela rend l’ordre plus poli. Au contraire, cette formule est assez malpolie, arrogante et même dédaigneuse puisqu’on se sent supérieur à l’autre personne.
Bien sûr, ce n’est pas forcément votre état d’esprit en l’écrivant dans votre e-mail, mais c’est ce que cette formule fait ressentir aux autres. Par conséquent, bannissez-la, à partir d’aujourd’hui de vos courriers, électroniques ou non.
A la place, préférez un « serait-il possible de … », « vous serait-il possible de … » ou même « pouvez-vous … ». Là, vous demandez gentiment et ce n’est que lorsque l’autre personne aura accompli la mission que vous attendez d’elle que vous devez le remercier.
« Merci d’avance »
Encore plus arrogant que le « Merci de … », certaines personnes ont tendance à terminer leurs e-mails par cette petite phrase ponctuée d’un point d’exclamation. Mais que vous la terminiez avec un point d’exclamation ou un gentil émoji souriant, elle ne doit pas figurer dans un e-mail et surtout pas dans le cadre professionnel.
Pourquoi ? Parce qu’elle est généralement utilisée après avoir donné une longue liste d’ordres ou de consignes (si vous préférez) que le destinataire doit réaliser sur une durée pré-établie. Même si recevoir des ordres de son supérieur est chose courante et normale, le fait d’afficher un « Merci d’avance » ajoute une certaine agressivité et supériorité qui met mal à l’aise. Ainsi, même si on aurait pris plaisir à s’exécuter, on finit par se mettre en colère à notre tour ce qui va, à la longue, dégrader la relation professionnelle.
Autrement dit, évitez de l’utiliser à compter de maintenant.
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« Je vous prie de bien vouloir … »
Avez-vous déjà remarqué que cette phrase est tellement désuète et lourde qu’on a ensuite tendance à ne plus trop considérer ce qui suit ? C’est comme si le contenu perdait de son intérêt et encore plus la personne qui l’écrit.
D’une part, vous avez déjà le « je vous prie … » ce qui semble être une véritable supplication, mais en plus, on y rajoute le « de bien vouloir … », là on supplie vraiment. Il fut un temps où cette formule de politesse était la bienvenue auprès de certains, mais de nos jours, elle n’est plus trop appropriée. Et elle n’est pas la seule dans ce genre, car on en a toute une liste à savoir :
- « Je vous prie d’agréer mes plus respectueuses salutations »
- « Veuillez agréer, Monsieur, Madame, l’assurance de mes sincères salutations/salutation distinguées »
- « Veuillez recevoir l’expression de mes sentiments dévoués »
- « Je vous prie de croire à mes sentiments les plus distingués »
Et on en passe … Avouez que ces genres de formules sont quelque peu pompeux et en retrouver dans un e-mail est aujourd’hui assez « barbant ».
Qu’utiliser à la place ? Tout dépend du contexte, mais il faut faire simple, agréable, clair, mais poli.
Par exemple, au lieu de « Je vous prie d’agréer mes salutations distinguées », vous pourrez seulement dire « Très bonne journée à vous ». C’est simple et ça a le même sens puisque dans les deux cas, vous saluez votre correspondant. Attention de ne pas tomber dans le trop décontracté toutefois.
« Cordialement »
Il est toujours beaucoup utilisé et reste assez correct, mais certains commencent à le trouver trop froid, trop impersonnel et trop passe-partout. Attention, on ne vous dit pas qu’il ne marque pas la politesse, mais on va dire qu’on peut faire mieux pour créer une relation amicale et plus conviviale.
Au tout début, on peut l’utiliser, mais si vous vous échangez des e-mails depuis des mois, mieux vaut passer à d’autres formules plus chaleureuses telles que « Bien à vous » ou « Bien cordialement ». Ces dernières impliquent une certaine complicité, tout en restant dans un cadre professionnel respectueux.
Vous pouvez aussi utiliser :
- « Vous souhaitant une bonne journée/soirée »
- « Me tenant à votre disposition »
- « Votre dévoué » … pourquoi pas, mais tout dépend du contexte
- « Bien à toi » si vous connaissez très bien la personne avec qui vous discutez
- « Amicalement » si, une fois encore, vous connaissez bien la personne avec qui vous discutez
Une précision importante :
Le « Cordialement » ne doit être utilisé que si vous connaissez votre interlocuteur ou pour un échange entre pairs. Par conséquent, si vous écrivez des newsletters dans le cadre d’une campagne d’emailing à des prospects que vous ne connaissez pas, utilisez d’autres formules.
Les formules avec une forme de négation
« N’hésitez pas à nous contacter », « N’oubliez pas de nous appeler » … ces formules semblent correctes, mais la science a prouvé que notre cerveau a tendance à ne pas retenir les négations. Ainsi, si vous dites, par exemple, « N’hésitez pas à nous contacter », notre cerveau va nous faire hésiter à contacter l’interlocuteur.
En gros, même si la formule souhaite nous encourager à entreprendre une action, notre cerveau nous bloque du fait de la négation. Par conséquent, il est conseillé de ne pas trop mettre de négation dans vos formules de politesse pour éviter les malentendus et ne pas décourager vos interlocuteurs.
Si vous répondez à un e-mail de candidature en écrivant « Nous ne manquerons pas de vous rappeler », pour le candidat, c’est déjà un non définitif alors que pour vous, l’intention y est.
Ce qu’il faut retenir c’est que les formules trop respectueuses sont désormais à proscrire. Elles doivent être remplacées par des formules plus agréables à lire, mais qui marquent tout autant votre respect envers vos interlocuteurs.
