(Mis à jour le: 9 mai 2019)

Quand le son est de mauvaise qualité, transcrire un fichier audio de trente minutes peut vous demander plusieurs heures, voire plus d’un jour si vous n’utilisez pas les bons outils. Dans ce cas-là, confier ce travail à un rédacteur-transcripteur professionnel serait la plus simple des solutions ou, si vous souhaitez le faire vous-même, utiliser les bonnes astuces qui marchent. Quelles sont-elles ?

Quelques conseils de base pour réussir une retranscription audio

La retranscription audio est une tâche pouvant être fastidieuse. Toutefois, grâce au lancement de divers logiciels et de différents matériels, il peut travailler plus vite. Attention toutefois, même à l’aide de logiciel haut de gamme, un transcripteur ne peut s’en sortir s’il ne connaît pas les bases du métier. Certes, il s’agit de transcrire à l’écrit ce qui se dit à l’oral, mais il existe différentes techniques de transcription et le transcripteur lui-même doit avoir quelques qualités pour mener à bien chacune de ses missions.

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Voici quelques conseils pour vous aider :

  • Toujours déterminer le type de transcription que l’on attend de vous :

Cela vous permettra de partir du bon pied dès le début de la prestation. On distingue trois principaux types de transcription (mais il en existe d’autres) à savoir :

  • La transcription verbatim qui consiste à transcrire l’audio mot pour mot
  • La reformulation qui consiste à retravailler le fichier transcrit de sorte à rendre un texte « en bon français ». Dans ce cas-ci, le transcripteur doit bien faire la différence entre le français oral et le français écrit
  • Le compte-rendu qui consiste à synthétiser le discours final
  • S’entraîner toujours et encore :

Même si vous comptez déjà quelques années d’ancienneté en matière de transcription, il ne faut jamais cesser de s’entraîner. Pour ce faire, téléchargez un discours au hasard et essayez de le transcrire pour vous améliorer au fur et à mesure.

  • Ne pas se hâter :

Ce n’est pas parce qu’on vous a donné un fichier audio d’une heure que vous devez le transcrire en une heure. En matière de transcription, la durée du fichier audio ne sera jamais la même que la durée de transcription. Quand le son est mauvais, un fichier audio de trente minutes peut vous prendre plusieurs heures.

Notre conseil est donc de toujours prendre votre temps afin d’éviter les fautes d’orthographe ou de mal comprendre certains mots. Cela ne signifie pas que vous n’allez pas rendre le fichier à l’échéance prévue, mais le commencer à temps pour pouvoir le rendre à temps sans vous presser.

Le mieux serait de faire de petites séances alternées par de courtes pauses. Cela vous permet de toujours être bien concentré.

  • Être à l’affut des technologies :

Ces dernières années, de nombreux logiciels de transcription ont été lancés afin de rendre le travail du transcripteur plus fluide. Même si votre bonne vieille méthode vous plaît, pensez à utiliser les nouvelles technologies pour aller plus vite. Il existe actuellement des techniques vraiment performantes pour retranscrire un fichier audio rapidement.

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  • Soigner votre travail :

Même si votre employeur n’a pas demandé une mise en page précise, évitez de lui rendre un bloc de texte. Pensez à l’aérer pour rendre la lecture agréable.

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Les techniques efficaces à adopter

1. Le logiciel Express Scribe

Express Scribe figure parmi les outils les plus utilisés par les professionnels de la transcription. Il propose des fonctionnalités très complètes et permet d’obtenir un son optimal afin de bien entendre ce qui se dit et non ce qui se passe en bruit de fond. Ses principaux avantages sont :

  • La possibilité de programmer la vitesse de lecture pour que vous puissiez saisir votre texte sur Word en même temps que la personne parle sur le fichier
  • La possibilité d’augmenter le volume du son
  • La possibilité de réduire les bruits de fond
  • La possibilité de mettre le fichier audio sur pause
  • La possibilité de faire un retour ou une avance rapide
  • La possibilité de programmer votre clavier d’ordinateur pour un travail plus fluide. Il vous suffira seulement de retenir les différents raccourcis enregistrés pour passer rapidement du Word au logiciel, pour ralentir le son, pour mettre sur pause, pour revenir en arrière ou avancer le fichier, … Et toujours en matière de personnaliser les fonctions du clavier, sachez que vous pouvez choisir une touche pour une vitesse prédéterminée à 50 %, une autre pour une vitesse de 100 %, une autre pour une vitesse de 150 %, … Cela vous fera gagner du temps

Un dernier avantage : l’outil est disponible en version gratuite et en version Pro. Les deux sont performants, mais si la formule basique se limite aux fichiers audio de format mp3, wma, wav et dct, la formule Pro peut lire d’autres formats comme les ds2.

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2. YouTube avec ses « sous-titres automatiques »

La fonction « sous-titres automatiques » proposée par YouTube permet d’avoir un premier brouillon transcrit d’un fichier audio. Pour l’utiliser, vous devez suivre, en ordre, les étapes suivantes :

  • Transformer le fichier audio en vidéo : vous pouvez, pour cela, utiliser un logiciel de montage vidéo même une version très basique. Et puisque vous n’avez pas d’images vidéos à associer au son, il vous suffit d’ajouter une image fixe au fichier audio avant de l’enregistrer sous format MP4. Vous aurez alors votre vidéo
  • Importer cette vidéo sur YouTube et la mettre en ligne
  • Patienter quelques heures pour pouvoir accéder à la transcription automatique : pour ce faire, allez sur la page de la vidéo, cliquez sur l’icône située en bas et à droite de la vidéo et cliquez sur « Ouvrir l’onglet ‘Transcription’ ». Un nouvel onglet s’affichera alors avec la transcription automatique de la vidéo

Il faut préciser que cette transcription n’est qu’un premier brouillon de votre fichier transcrit. Il peut contenir quelques fautes d’orthographe, de français ou de grammaire ou encore afficher quelques lacunes au niveau de son brouillé.

Cela signifie que vous devrez ensuite le reprendre pour pouvoir apporter les retouches qui s’imposent.

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3. Google Docs avec sa fonction « saisie vocale »

Comme nous le savons tous, Word n’est pas le seul outil de traitement de texte que l’on peut utiliser pour rédiger des contenus au clavier. Il a quelques bonnes alternatives dont Google Docs. Non seulement, cet outil est gratuit, mais il propose des fonctionnalités intéressantes que Word n’a pas. Parmi elles, il y a la « saisie vocale ».

Cette option est plus qu’intéressante si à part vos travaux de rédaction, vous faites également de la retranscription audio.

Pour l’utiliser, il vous suffit de :

  • brancher votre micro
  • ouvrir un nouveau fichier Google Docs
  • cliquer sur l’onglet « Outils » puis sur l’option « Saisie vocale »
  • monter le volume de vos hauts-parleurs
  • lancer le son audio

La saisie vocale se chargera ensuite de transcrire les sons diffusés.

Il convient de préciser que la transcription rédigée par la saisie vocale n’est pas parfaite et la qualité n’est pas optimale. Cela vous donne néanmoins une bonne base pour ensuite peaufiner le travail. Puisque la saisie vocale a pu transcrire le fichier audio dans ses grandes lignes, il ne vous reste plus qu’à relancer le son pour apporter les petites retouches nécessaires ou pour combler les trous qui ont échappé à l’outil.

Et une autre fonctionnalité que propose Google Docs : la possibilité de traduire une retranscription.

4. Le logiciel oTranscribe

Il s’agit d’un logiciel spécialement conçu pour faire de la retranscription audio. En tant que tel, il est très performant et il est, en plus gratuit. L’outil s’utilise directement en ligne donc pour bénéficier de ses talents de transcripteur, voici ce qu’il faut faire :

  • choisissez la langue de transcription souhaitée : l’outil est programmé automatiquement pour être édité en Anglais donc il vous suffit de cliquer sur l’onglet « English » pour choisir la langue désirée
  • importez le fichier audio à transcrire : oTranscribe supporte plusieurs types de formats audio tels que .mp3, .ogg ou encore wav. Une fois le fichier téléchargé, les commandes du lecteur audio apparaissent pour s’afficher en haut de la page blanche sur laquelle le fichier va être transcrit
  • lancez le son pour démarrer la transcription : contrairement à la saisie vocale, vous aurez à transcrire vous-même le fichier à l’aide de votre clavier, mais grâce aux fonctionnalités de l’outil, cela prendra moins de temps

oTranscribe est un outil performant, car les différentes commandes proposées par son lecteur permettent de bien faire la transcription. Ainsi, vous pourrez mettre l’audio sur pause, faire un retour en arrière, avancer le son et même programmer la vitesse de défilement du son. Il faut noter que chaque fois que vous mettrez le fichier sur pause et que vous le relancerez, le fichier reprend deux secondes plus tôt pour retrouver facilement le fil d’idée.

Autre avantage de l’outil : d’autres fonctionnalités concernant le traitement de texte s’affichent à droite de l’écran. Ainsi, vous pourrez en parallèle faire la mise en page du texte transcrit, insérer un marqueur temps ou connaître le nombre de mots que fait le texte.

Astuce malin :

oTranscribe peut être utilisé après la saisie vocale de Google Docs ou après la transcription faite par Youtube. Dans ce cas-là, il vous suffira de copier-coller le script issu de ces deux outils sur la page blanche d’oTranscribe puis de lancer le fichier audio.

Maintenant que vous avez déjà des brouillons du fichier, vous n’aurez plus qu’à suivre le script au fur et à mesure que le fichier est lancé et d’apporter les corrections ou les mots/phrases qui manquent.

Là encore, vous pourrez utiliser les commandes du lecteur et les outils de traitement de texte à tout moment.

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